【学生向けメールマナー】テンプレ付きで徹底解説

目次

メールマナーは独特!でも知らないと恥ずかしい

今回は学生向けにメールマナーについて解説します。

大学生になると、教授をはじめとした大人とメールでやり取りする機会が必ずありますよね。授業の質問、課題の提出、欠席の連絡など…

そんな時には、メールマナーを意識することが必須です。大人として知らないと恥ずかしいレベルです。

この記事ではメールマナーの基本に加えて、シーン別のメールテンプレも紹介します!そのままコピペしてメールに使えちゃうのでぜひ参考にしてみてください。

では、最後までよろしくお願いします!

Shino

ガジェット好き学生ライターのShinoです。
Twitter(@GakuGadge_Shino)・Instagram(gakugadge_shino)もやってます!

メールの必須要素

パソコンでメールを受信する女性のイラスト

まずはメールを書く際に必須の要素について解説します。大きく分けて①件名②始めの部分③本文④締めの部分⑤署名の5つについて見ていきます。

とにかくメールの書き方が知りたい!という方は次章のテンプレの方を見てみてください。

ただし、ここで紹介する要素さえ抑えれば最低限失礼ではないメールが書けます。覚えておくと活用し放題なので参考にしていただければと思います。

件名

まずは件名からです。LINEなどで普段メッセージのやり取りをする場合はそもそもないものなので、初めに意識する必要があります。

件名で必要なのは「用件が一目でわかる」ということです。

課題の提出なら「課題の提出」、授業の質問なら「○○についての質問」、アポ取りなどは「○○のお願い」

といったところです。少なくとも本文を読むまで用件が分からないということは避けましょう。

書き方の例

(授業名)課題レポートの提出

始めの部分(挨拶と自己紹介)

メールはまず挨拶から始まります。どれだけ距離感の近い先生でも、このあたりのマナーはきちんとしましょう。

メールの1番始めには、「相手の名前」を書きます。大学の先生なら「○○先生」そのほかの人には「○○様」とします。返信の際にも毎回書くようにしましょう。

次に1行空けて、「いつもお世話になっております。」などの文章を書きます。(この部分は敬語として変じゃなければ表現は何でも大丈夫です。)

続けて、「○○学部○○学科の(名前)です。」と自分の所属と名前を伝えます。大学の先生って意外と学生の名前と顔を覚えていないので結構大事です(笑)

授業に関する質問なら「(授業名)を受講している(名前)です」と付けてもいいですね。

書き方の例

○○先生

いつも大変お世話になっております。

○○学部○○学科の(名前)です。

本文

やっと、と感じるかもしれませんがここからがメインです(笑)メールマナーって初めはややこしいですよね。

本文の内容についてですが、後半でシーン別のテンプレートを紹介するので具体的な書き方はそちらをご確認ください。

本文の書き方で大事なのは、「簡潔に用件を伝えること」です。相手が読みやすいことが大事ということですね。

また、丁寧さをアップさせるために「クッション言葉」を上手に使いましょう。クッション言葉とはそのまま伝えると少し失礼な印象を与える内容を伝えやすくするための言葉です。

例えば、「恐れ入りますが、」「お忙しいところ恐縮ですが、」のような文言が挙げられます。何か依頼する際や、欠席の連絡の時に使うことがおすすめです。

締めの部分

用件を伝えたら、いよいよ締めです。

ざっくり説明すると、「お願いいたします。」で締めましょう。シーンによって少し言葉を変えながら書きます。

例えば、何か依頼するメールなら「お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」そうでないメールの場合は「今後ともよろしくお願いいたします。」で締めます。

最後まで丁寧に書くことが大切です。

書き方の例

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

署名というのは、メールマナーの最大の特徴かもしれませんね。本人が送信したことをはっきりさせるため、というのが一応の目的です。

署名では、

  • 所属
  • 名前
  • 連絡先(電話番号、メールアドレスなど)

を記します。

各種メールソフトでは署名をテンプレート化しておくことが出来るので活用しましょう。

書き方の例

○○大学○○学部○○学科○年

(学籍番号) (名前)

メール:○○○○○○@○○○○

電話番号:○○○‐○○○○‐○○○○

メールの必須要素は基本的にはこのくらいです!一通り覚えておけば活用は無限大です。筆者としては割とどこでも、いつでも役に立ってくれる知識だと感じています。

シーン別!メールテンプレートを紹介

便箋とペンのイラスト

次にシーン別に、マナーに沿ったメールのテンプレートを紹介します。メールを書く際に参考にしたり、コピペしたりして活用していただければと思います!

細かい表現は適切な形であれば変えても問題はないので、敬語の使い方も合わせて覚えていくと便利です。

シーン①質問をするとき(主に授業について)

まずはメールで質問をするシーンです。授業内容以外にも、課題提出の方法や各種手続きの方法を尋ねる場合も想定しています。

  • 〈件名〉○○に関する質問
  • ○○先生
  • いつもお世話になっております。
  • (授業名)を受講している○○学部○○学科○年の(名前)です。
  • 表題の通り、○○についてお教え頂ければ幸いです。 (○○の部分には簡潔に質問内容を書くor内容が長い場合は詳細を別の文にして書く)
  • お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
  • ○○大学○○学部○○学科○年
  • (学籍番号)(名前)
  • メール:○○○○@○○○○○○

シーン②授業などの欠席連絡をするとき

次は欠席の連絡をするシーンです。結構書き方に気を使うシーンですよね。

怒られないか不安になることも多いと思います。でも、今回紹介するテンプレートを活用すれば、少なくとも失礼な文章にはなりません。

ただし、最も大切なのは「欠席の理由は正直に伝える」ことです。嘘はやめましょう(笑)また、授業によってはわざわざ欠席連絡をする必要が無い場合もあると思います。

では、テンプレを紹介します。

  • 〈件名〉(授業名)欠席のご連絡
  • ○○先生
  • いつもお世話になっております。
  • (授業名)を受講している○○学部○○学科の(名前)です。
  • 今朝から発熱が続いておりますので、本日○限の(授業名)の授業は欠席させていただきます。
  • また、お忙しいところ恐縮ですが、本日の授業のレジュメを後日取りに行かせていただければと思います。
  • お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
  • ○○大学○○学部○○学科○年 (学籍番号)(名前) メール:○○○○@○○○○

シーン③レポートなどの課題を提出するとき

3つ目に紹介するのは課題提出のメールです。最近はレポートなども紙ではなく、メールで提出することも少なくないので使うシーンは多いです。

このメールの場合、課題の提出が目的なので内容はシンプルで問題ありません。筆者もたまにやってしまうのですが、ファイルの添付は忘れないようにしましょう(笑)

  • 〈件名〉(授業名)課題レポートの提出
  • ○○先生
  • いつもお世話になっております。
  • (授業名)を受講している○○学部○○学科の(名前)です。
  • 表題の通り、(授業名)の課題レポートを提出させていただきます。
  • ご確認のほどよろしくお願いいたします。
  • ○○大学○○学部○○学科○年
  • (学籍番号)(名前)
  • メール:○○○○@○○○○

シーン④面談などのアポ取りをするとき

最後に紹介するのは面談のアポ取りのシーンです。「面談」というほど固いシーンではなくても、先生の研究室を訪ねる際は必ずアポを取りましょう。

このようなメールで必要なのは「用件をはっきり伝える」ことです。面談で話したい内容を予め伝えるようにしましょう。

ここでは2つのテンプレを紹介します。1つ目はアポ取りの最初に相手の都合のいい日時を聞くメールです。2つ目は1通目に対する返信に応えるメールです。では、見ていきましょう。

1通目

  • 〈件名〉面談のお願い
  • ○○先生
  • いつもお世話になっております。○○学部○○学科の(名前)です。
  • (用件・聞きたいこと)について直接お聞きしたいと思います。
  • お忙しいところ恐縮ですが、日程のご都合はいかがでしょうか。
  • お手数をおかけしますが、ご連絡いただければ幸いです。
  • よろしくお願いいたします。
  • ○○大学○○学部○○学科○年
  • (学籍番号)(名前)
  • メール:○○○○@○○○○

2通目(相手から都合の良い日時の候補を伝えられた場合を想定)

  • ○○先生
  • ご返信ありがとうございます。
  • でしたら、○月○日の○時にお伺いしようと思います。
  • よろしくお願いいたします。
  • ○○大学○○学部○○学科○年
  • (学籍番号)(名前)
  • メール:○○○○@○○○○

このように返信すれば、相手も「分かりました」と答えてくれるのではないでしょうか。

場合によって表現を変えながら、活用していただければと思います!

まとめ:正しいメールでより良いコミュニケーションを

メール画面のパソコンと人のつながりを表したイラスト

今回は学生向けにメールマナーについて解説しました。

なかなか難しい部分もあると思います。でも、一度身に付ければ社会に出ても役に立つ大事なスキルです!良いコミュニケーションは良い人間関係にもつながるので、メールマナーは結構重要になってきます。

メールを書く際にこの記事を繰り返し見て、身に付けていっていただければと思います。

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この記事を書いた人

学生をしながらブロガー、ライターとして活動中。
スマホ、ガジェットが好き。というかPixel信者。メインスマホはPixel 7。
ブログでの案件依頼、ライターとしての寄稿依頼もお待ちしております。

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